SoWhite — це про систему й регулярність. Гарна усмішка тримається не на одному «героїчному» відбілюванні раз на рік, а на щоденному догляді: щітка, іригатор, флосер, скребок для язика. Виявилося, що всередині компанії ми віримо в те саме: порядок краще наводити маленькими, але регулярними діями, а не героїчними авралами наприкінці місяця. Тож вирішили поділитися, як ми впорядкували одну з найнудніших частин роботи — облік грошей.

Чому ми взагалі про це пишемо?
Бренд, який продає товари для щоденного догляду, за визначенням любить деталі та передбачуваність. Але за красивою вітриною будь-якого магазину є звичайна рутина: врахувати оплати постачальникам, рекламу, логістику, повернення, дрібні витрати. Поки бізнес маленький, це ведуть «на колінці» — у зошиті, нотатках телефону чи таблиці, куди вічно забувають щось внести. А наприкінці місяця виходить квест «згадай, куди поділися ці гроші».

Ми не хотіли, щоб фінанси жили в такому хаосі, тому почали з простого й практичного кроку.

Наш перший крок в автоматизації — бот для обліку в Telegram

Замість таблиць, у які треба сідати окремо, ми завели облік прямо там, де й так проводимо півдня, — у Telegram. Для нас зробили бота, який фіксує витрати й доходи компанії просто з повідомлення.

Найзручніше те, що йому не треба «правильного формату». Він розуміє кілька способів вводу:

- голос — можна наговорити витрату, поки їдеш чи пакуєш замовлення;
- текст — коротке повідомлення на кшталт «оплата за пасти, 4200»;
- скріншот або фото — кинув чек чи скрін банківської оплати, і дані самі потрапляють в облік.

Тобто не треба відкладати «на потім» і сідати за таблицю ввечері. Витрата виникла — за десять секунд вона вже зафіксована, звідки б ти не писав.

Що це нам дало?

Ефект відчувається не в одній гучній цифрі, а в спокої:

- нічого не губиться — кожен чек одразу в системі, а не в купі паперів на столі;
- картина по грошах актуальна щодня, а не «колись зведемо»;
- менше ручної рутини — не треба переносити чеки в таблицю вручну;
- наприкінці місяця не доводиться відновлювати, куди пішли витрати, по пам'яті.

Загалом бот забрав саме ту нудну частину, через яку облік вічно відкладали.

Що ми готуємо далі — швидші відповіді для вас

Наступний крок стосується вже не нас, а безпосередньо покупців. Зараз ведуться роботи над ШІ-асистентом для чату підтримки. Ідея проста: щоб ви отримували відповідь на типові питання про догляд, підбір насадок, замовлення й доставку одразу, а не чекали, поки менеджер звільниться. Особливо це важливо ввечері й у вихідні, коли писати зручно, а живого оператора вже немає на місці.

Складні й індивідуальні питання, звісно, залишаться за живою людиною — асистент лише зніме потік однакових запитів і прискорить відповідь.

Хто нам це робить?

І бота для обліку, і майбутнього асистента підтримки розробляє наш партнер — українська агенція AI Assist (https://ai-assist.com.ua/uk/). Вони роблять ШІ-рішення для бізнесу: навчають ботів на реальних даних компанії й вбудовують їх у звичні інструменти на кшталт Telegram. Нам зайшов їхній підхід — спочатку показати результат на наших же процесах, а не продати «коробку».

Ми ще на початку цього шляху, але вже бачимо головне: правильна автоматизація звільняє час не заради технологій, а щоб більше уваги діставалося тому, що справді важливо, — якісним продуктам і турботі про клієнтів. А про наступні кроки обов'язково розповімо тут, у блозі.